Als Operations Manager sorgst du dafür, dass unsere Agentur als Ganzes reibungslos funktioniert. Du stellst sicher, dass Prozesse, Ressourcen und Kommunikation zwischen den Teams optimal ineinandergreifen – damit Projekte effizient laufen, Kapazitäten richtig geplant sind und unsere Kund:innen bestmöglich betreut werden. Du arbeitest eng mit dem Management-Team und den Team-Leads zusammen, um strategische Ziele in klare Abläufe, Kennzahlen und Verantwortlichkeiten zu übersetzen. Kurz gesagt: Du bringst Struktur und Menschen zusammen – und sorgst dafür, dass Vision und Umsetzung Hand in Hand gehen. Dabei brauchst du ein gutes Gespür für Systeme und Menschen zugleich. Du balancierst Struktur, Empathie und Verbindlichkeit, schaffst Klarheit, wo sie fehlt, und stellst sicher, dass Informationen, Entscheidungen und Prioritäten dort ankommen, wo sie gebraucht werden. Du kombinierst analytisches Denken mit pragmatischem Handeln und hast Freude daran, Dinge zu ordnen, zu verbessern und für alle Beteiligten leichter zu machen.

⭐ Deine Aufgaben

• Du optimierst und koordinierst zentrale Agenturprozesse über alle Teams hinweg – für reibungslose Abläufe und klare Zuständigkeiten.

• Du stellst sicher, dass Abläufe dokumentiert, standardisiert und gelebt werden – damit Zusammenarbeit einfach, klar und effizient bleibt.

• Du arbeitest mit dem Finanzteam zusammen, um die Teamauslastung, Rentabilität und Margen zu analysieren, und unterstützt die Teamleads dabei, datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

• Du übersetzt Sales-Forecasts und Projektumfänge in Kapazitäts- und Ressourcenpläne und leitest daraus ggf. Hiring-Bedarfe ab – damit Wachstum planbar und nachhaltig bleibt.

• Gemeinsam mit dem Management-Team entwickelst du Umsatz-, Budget- und Margenziele und begleitest deren Umsetzung – mit dem Ziel, wirtschaftliche Stabilität und Entwicklung im Gleichgewicht zu halten.

• Du unterstützt die Recruiting- und Onboarding-Prozesse – von Rollendefinition bis zum Start neuer Kolleg:innen – und trägst so zu einem gelungenen Start und klaren Strukturen bei.

• Du verantwortest Performance-Tracking und Reporting über alle Bereiche hinweg und sorgst für klare Verantwortlichkeiten und Zielerreichung – damit Fortschritt messbar und sichtbar wird.

• Du planst und moderierst quartalsweise Retrospektiven und Ziel-Workshops gemeinsam mit dem Management-Team – um Erfolge zu reflektieren und nächste Schritte zu planen.

• Du betreust und optimierst unsere Tools & Systeme (z. B. Monday, Notion, Personio) – für effiziente Prozesse und ein gutes Zusammenspiel aller Teams.